不動産会社の業務効率化｜効率化できる業務、メリット、注意点は？

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我妻 貴之（加盟開発課 部長）　詳細プロフィール
不動産業界で18年以上の経験を持ち、賃貸仲介から売買、競売入札、民泊運用まで幅広く対応。不動産経営の最適化を目指し、開業や事業拡大をサポート。

不動産業界では、契約書作成、物件管理、顧客対応など、業務負担が増大しがちです。
特に小規模な不動産会社では、限られたリソースを効率的に活用しなければ、営業に割ける時間が少なくなる心配があります。

そこで本記事では、不動産会社が業務効率化を図るために、具体的な手法やシステム導入のメリット、注意点について解説します。

不動産会社で業務効率化が重要な理由とメリット

不動産業は接客営業などの対人が基本なので、業務効率化はできないと思われがちです。
しかし対人接客に時間を取られる不動産会社だからこそ、その他の業務はシステムを活用して効率化を図るべきではないでしょうか。

ここでは、業務効率化が重要な理由とメリットを説明します。

不動産会社のよくある課題・業務効率化が重要な理由

不動産会社の多くは、人材不足や業務量の多さなどのさまざまな課題を抱えています。
特に小規模な不動産会社では、人材募集をかけても応募がなかったり、そもそも人を雇えるだけの余裕がなかったりと、人材不足が顕著です。

しかし人材不足であってもこなすべき業務内容は変わらず、売上を増やすためには新規顧客の集客や既存顧客への声かけなど、営業活動もしなくてはなりません。

いつ人材が集まり、離れていくのかを予想できない状況下から脱却するためにも、人材確保以外の方法による業務効率化が重要になってくるのです。

業務効率化を図るメリット

業務効率化を図るメリットは、以下の通りです。

• 営業活動に集中できる
• 人件費の削減につながる
• 業務の属人化を防止できる

前述のように、システムに任せられる業務を手放せば、その分営業活動に費やす時間を確保できます。さらに人材を雇用しない分、人件費の削減にもつながるでしょう。

また、業務が特定の担当者に依存する心配もなくなるため、自分が対応できないときや従業員の退職リスクに備えられる点もメリットです。人為的な対応で起こり得るリスクを避けられることが、システムで業務効率化を図るべき理由と言えます。

実際に業務効率化だけではなく、人材不足や人件費の削減、業務の属人化などを防ぐために、IT技術の導入による「不動産DX（デジタルトランスフォーメーション）」化を進める不動産会社も増えてきています。

不動産会社でできる具体的な業務効率化の方法

不動産会社でシステムに任せられる業務は、意外と多くあります。以下に業務効率化の方法を見ていきましょう。

物件情報の入力・更新

賃貸仲介業や売買仲介業では、物件情報の入力や間取りの作成が必要です。さらに入居者が決まったり物件が売れたりしたときには、その都度更新もしなくてはなりません。その作業をポータルサイトごとに行うとなると、膨大な時間がかかります。

しかしこれらの作業は全て、システムの導入によって効率化することが可能です。
システムを使えば間取り作成の簡略化や物件の一括登録・更新が可能なので、ポータルサイトごとの入力と更新の手間が省けます。さらにタイプミスや登録漏れのような、人為的ミスも防げるでしょう。

書類作成・管理

不動産会社では、物件情報や不動産査定書、売買契約書、賃貸借契約書、重要事項説明書などの多くの書類を扱います。作成に手間と時間がかかるのはもちろん、管理も大変です。
しかし書類作成・管理にシステムを使えば、テンプレートから簡単に書類一式を作ることができます。作成した書類はシステム内で管理できるので、書類を紛失したり保存先がわからなくなったりするリスクもありません。

さらに2022年（令和4年）5月の宅建業法改正によって、売買契約書や賃貸契約書の電子契約が可能になったので、システムを導入すれば、書類作成から電子署名までを全てクラウド上で作成・管理できます。印刷やファイリングの手間も省けるので、作業負担をぐっと減らせるでしょう。

顧客データの分析・管理

顧客の希望や条件に見合う物件を探し、見つかったときに連絡するという業務はとても時間がかかります。相談から時間が経っていると、見落としてしまうこともあるでしょう。
しかし顧客の登録にシステムを使えば、管理だけではなく、データ分析によって顕在ニーズや潜在ニーズを予想し、それらを満たす物件抽出まで行えます。システムの機能によっては抽出した物件情報をメールで自動送信する追客機能も備えているため、業務負担を大きく軽減できるでしょう。

物件の維持・管理

不動産管理業では、数十〜数百戸、規模の大きな不動産管理会社では数千～数万戸以上を常に管理しなくてはなりません。
賃料の回収だけではなく、修繕時期の確認や設備の交換、外注、備品の発注なども行うため、管理戸数が増えると状況が把握しきれなくなる恐れがあります。

そのような場合にはシステムを用いれば、賃料の回収状況や修繕や備品の交換時期などをまとめて登録することができます。通知機能はもちろん、過去の管理状況も確認できるので、オーナーや入居者からの問い合わせ時もスムーズに対応できるでしょう。

オンライン集客・対応

不動産会社は対人接客が基本ですが、集客や初期対応ならばシステム化することもできます。たとえばホームページ運営のサポートやSEO対策による集客、LINEやchatボットによる問い合わせへの返信などは、システムによって効率化できる業務です。
自動返信機能を備えておけば24時間いつでも顧客対応ができるので、「すぐに物件情報を知りたい」というニーズにも応えられます。

さらにシステムが対応した内容はデータとして蓄積されるため、潜在ニーズや顕在ニーズの分析にも役立ちます。集客や対応をシステム化すれば、追客すべき顧客の判断もしやすく、売上を効率的に増やせるでしょう。

不動産会社で業務効率化を図るときの注意点

不動産会社ではシステムの導入によって、意外と多くの業務を効率化できるとわかりました。しかしシステムで業務効率化を図るときには、いくつか知っておきたい注意点もあります。

初期費用や維持費がかかる

システムの導入には初期費用がかかり、利用やメンテナンスの維持費もかかります。
サービス内容やツールの種類、企業規模などによって料金は変わってきますが、初期費用で数十万〜数百万円、維持費で数万円〜数十万円はかかるでしょう。

機能を厳選したり、『IT導入補助金』などを活用したりすれば費用を抑えられますが、それでも多額の導入費用がかかります。導入費用とランニングコストの高さが、小規模な不動産会社でDX化がなかなか進まない理由のひとつです。

業務効率化のノウハウが不足している

システムを使いこなすためには、ITに関する知識やノウハウが必要です。しかしこれまでの不動産業界ではアナログな手法が根付いていたため、システムを全く使ったことがないという方も多いでしょう。知識がない人のために使用方法の説明やサポートなどを用意しているメーカーもありますが、システムに関するある程度の知識がなければ、せっかくシステムを導入しても使いこなせない心配があります。

しかし導入費用とノウハウ不足の課題については、フランチャイズ加盟店になることで解決できる可能性があります。独自のシステムを提供しているフランチャイザー（フランチャイズ本部）と契約すれば、システムの使い方も含めた研修やサポートを受けられるからです。

加盟金と月々のロイヤリティを支払うことで複数のシステムを利用し、さらには経営ノウハウの提供も受けられます。

不動産会社こそ業務効率化が必要！負担が大きい業務はシステム利用の検討を

これまでの不動産業界はアナログ手法が基本でしたが、人材不足や業務負担の重さなどが深刻化しつつあるこれからの時代は、業務効率化が重要です。
手放せる業務はシステムに任せて、営業活動に注力すれば、効率よく売上を増やせるでしょう。問い合わせへの初期対応もシステム化すれば、顧客のニーズ分析や追客すべき顧客の判断もしやすくなります。

しかし1〜3人ほどの小規模な不動産会社では、システムの導入に多額の費用がかかることや、使い方に慣れるまでに時間がかかることなどが課題点です。システムを導入したものの使い方がわからず、結局アナログ手法を続けているという話も耳にします。

費用や使い方などが理由でシステム導入を悩んでいるのなら、フランチャイズ加盟店になるのも選択肢のひとつです。

この記事で紹介したような、物件の情報登録や更新、顧客管理、情報発信などの業務効率化を図れるシステムを多数提供しております。「業務効率化を図りたい」「効率よく売上を伸ばしたい」とお考えの方は、ぜひSUMiTAS（スミタス）フランチャイズへの加盟を検討してみてください。